Der Unterschied zwischen "das gleiche" und "dasselbe" bezieht sich strenggenommen auf den Unterschied zwischen Gleichheit und Identität. Eine Tafel Schokolade enthält viele gleiche Stücke, dasselbe Stück Schokolade kannst Du trotzdem nur einmal essen.
Ein anderes Beispiel: Du nimmst von einem Stapel Papier zwei Blatt und schreibst auf beide denselben Text. Dadurch sind die Blätter gleich, aber noch lange nicht identisch. Sie sind das gleiche, aber nicht dasselbe.
In Deinem Beispiel über die Unterlagen kommt es darauf an, ob man zwei Ausdrucke beispielsweise desselben PDF-Dokuments als "dieselben Unterlagen" (weil das gleiche Dokument) oder "die gleichen Unterlagen" (weil zwei physisch getrennte Ausdrucke) betrachtet.
Im Alltag wird diese Unterscheidung aber oft nicht streng eingehalten, ähnlich wie die Unterscheidung zwischen "anscheinend" ("es scheint so und ist auch so") und "scheinbar" ("es scheint so, ist aber tatsächlich anders").